Bevölkerungsanfragen als kommunikative Chance nutzen

Die grosse Herausforderung bei der Baukommunikation ist die oft sehr lange Projektdauer. Von den ersten Planungsideen bis zur Eröffnung kann es bei komplexen Infrastrukturprojekten 20 bis 30 Jahre dauern. Der rechtzeitige Einbezug von direktbetroffenen Menschen wie Anwohnenden, Behörden und zukünftigen Nutzenden ist der Schlüssel zum Erfolg. Dadurch können Ängste angesprochen und ausgeräumt werden. Wenn alle mit im Boot sind, schwinden meist die Widerstände und das Projekt kann wie geplant umgesetzt werden.

Anfragen als Sensor für die Kommunikation…

Grosse Bauprojekte der öffentlichen Hand, auf Ebene Gemeinde, Kanton oder Bund, stossen bei der Bevölkerung in der Regel auf starkes Interesse – denn sie werden mit Steuergeldern finanziert. Je umstrittener das Projekt, desto mehr Anfragen und Beschwerden. Rückmeldungen aus der Bevölkerung sind ein Sensor dafür, wie ein Bauprojekt in der Öffentlichkeit ankommt oder welche Aspekte des Projekts unklar sind. Sie liefern wertvolle Hinweise über die Stärken und Schwächen des Projekts und sollten als Chance zum Dialog genutzt werden.

…können zur Überprüfung der Massnahmen führen

Im besten Fall ergeben sich daraus kommunikative Massnahmen, die für das Verständnis des Projekts förderlich sind – beispielsweise eine Infobox auf der Projektwebsite, ein kurzes Video zu einem bestimmten Thema, eine Anwohnerinformation, die per Flyer in die Haushalte verteilt wird oder ein Informationsanlass, um der Bevölkerung das Projekt im Detail vorzustellen. Wenn dadurch das Verständnis und die Akzeptanz für das Projekt steigt, ist allen Beteiligten gedient.

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5 Tipps zum Beantworten von Bevölkerungsanfragen – SAVED

Meist beinhalten die Briefe und E-Mails Fragen zum Projekt, oft Beschwerden und nur selten Lob. Wir haben fünf Tipps zusammengestellt.

Halte dich bei der Beantwortung von Bevölkerungsanfragen an unser SAVED und du bist auf der sicheren Seite.

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Schnell: Antworte innert 24 Stunden bzw. am nächsten Werktag. Dauern die Abklärungen länger, quittiere den Eingang der Frage.

Antworten: Jede Anfrage wird beantwortet. Ausnahme bilden Zuschriften, die stark beleidigend sind. Zuschriften mit Drohungen werden der Polizei gemeldet.

Verständnis: Versetze dich bei der Beantwortung in die Situation der Schreibenden: Hätte ich Freude, wenn ich mehrere Jahre mit einer Baustelle leben muss? Eben.

Erklären: Du bist Fachjargon gewöhnt, die Bürgerinnen und Bürger nicht. Erkläre die Hintergründe in einfachen Worten. Sie werden es dir danken, wenn du dir für die Antwort Zeit nimmst.

Dank: Jede Anfrage wird verdankt. Das zeigt die Wertschätzung gegenüber den Anfragenden und gibt dem Projektteam die Gelegenheit, das Bauvorhaben näher zu erläutern.

Als Kommunikationsprofis übersetzen wir die Fachsprache der Bauleute in einfache Worte, entwickeln passgenaue Botschaften für ausgewählte Kommunikationskanäle, um die Menschen zu erreichen, die von den Bauprojekten betroffen sind. Daher schätzen wir es, wenn sich diese Bürgerinnen und Bürger direkt bei den Projektverantwortlichen melden und den Dialog anstossen – aus was für Beweggründen auch immer.

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© Bild: Unsplash, Philippe Surber